5 tarefas repetitivas que um negócio em Angola pode automatizar

Começa por uma tarefa que se repete com frequência, segue os mesmos passos de cada vez e em que um erro é fácil de ver. Bons primeiros candidatos são relatórios, respostas a perguntas comuns dos clientes, lembretes, organização de documentos e passagem de dados entre ferramentas.

Mantém uma pessoa responsável por verificar o resultado. A automação deve tirar o trabalho aborrecido, não tirar o discernimento.

Se alguém copia números de várias folhas de cálculo para um relatório, é uma boa candidata. Os dados podem ser recolhidos e o relatório preparado automaticamente, pronto para uma pessoa verificar.

Como se vê: todas as segundas-feiras, os valores de vendas, stock e despesas são reunidos num só resumo e enviados a quem precisa. O que a pessoa continua a fazer: ler, questionar o que for estranho e decidir o que fazer.

Horários, preços, localizações, como marcar. Um assistente pode responder a isto no WhatsApp, em português, e passar a conversa a uma pessoa quando a pergunta é nova.

Como se vê: um cliente pergunta onde estás e a que horas abres e recebe logo a resposta certa, a qualquer hora. O que a pessoa continua a fazer: tratar das perguntas a que o assistente não sabe responder e manter as respostas actualizadas.

Marcações, entregas, facturas por pagar. Os lembretes automáticos reduzem faltas e atrasos de pagamento, e ninguém precisa de se lembrar de os enviar.

Como se vê: na véspera de uma marcação, o cliente recebe uma mensagem com a hora e o local e uma forma de confirmar ou alterar. O que a pessoa continua a fazer: tratar das alterações e dos casos que pedem um telefonema pessoal.

Facturas, formulários e guias de entrega podem ser lidos, organizados e arquivados automaticamente, com o que não for claro sinalizado para uma pessoa rever.

Como se vê: documentos digitalizados ou fotografados são lidos, os dados principais são preenchidos e o ficheiro é guardado na pasta certa. O que a pessoa continua a fazer: verificar os itens marcados como pouco claros e confirmar alguns dos restantes por amostragem.

Copiar uma encomenda de um sítio para outro é lento e fácil de errar. Ligar as ferramentas acaba com a cópia, e com os erros.

Como se vê: quando entra uma encomenda na tua loja online, ela aparece na lista de stock e na folha de entregas sem que ninguém a volte a escrever. O que a pessoa continua a fazer: tratar das excepções, como um artigo sem stock.

• Tarefas que acontecem raramente, porque o esforço raramente compensa.
• Tarefas que mudam sempre, porque não há um padrão repetível para automatizar.
• Decisões que pedem discernimento, como aceitar uma encomenda grande ou responder a uma reclamação.
• Tudo o que, se correr mal, seja caro e difícil de notar.

• Escolhe uma tarefa, não cinco.
• Escreve os passos que alguém segue hoje.
• Decide quem revê o resultado.
• Experimenta durante algumas semanas e alarga se funcionar.

Se quiseres ajuda a escolher a primeira tarefa, mapeamos o processo contigo antes de automatizar seja o que for, e só automatizamos o que vale a pena.

Escolhe uma ou duas medidas simples antes de começar, como as horas gastas na tarefa por semana ou o número de erros encontrados. Compara passadas algumas semanas.

Se a tarefa agora demora claramente menos e os resultados são tão bons ou melhores, alarga. Se não, ajusta os passos ou pára. Uma experiência pequena que podes parar é melhor do que um projecto grande que não podes.